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認證知識

企業如何正確選擇咨詢機構和認證機構

 
  自從開展質量認證工作以來,我國的企業界對質量認證表現出了極大的興趣,政府對此積極引導。根據CNACR和CNACP的2000年年報,截至到2000年12月31日,累計有25588家企業持有帶國家認可標志的質量體系認證證書(有效證書),獲得產品認證的企業共計14298家,產品認證證書64985張。有越來越多的企業(還包括事業單位和政府機關)開始認同質量認證,并正積極地開展貫標認證工作。于是,如何正確選擇適合于自己的咨詢機構和認證機構,就成為擺在企業面前的實際問題。
   "認證"是指由可以充分信任的第三方證實某一經鑒定的產品或服務符合特定標準或規范性文件的活動。第三方的角色可以由國家或政府的機關直接擔任,或者由國家或政府認可的組織去擔任,這樣的機關或組織就叫"認證機構"。認證機構是經國家批準認可的能獨立開展第三方認證的機構,咨詢機構是為企業建立、運行體系提供幫助的中介服務機構。當企業自己貫標存在困難或缺乏信心時往往求助于咨詢機構的幫助,咨詢機構則通過提供咨詢服務獲取利潤。咨詢機構與企業的合作是一種商業行為。國內的大多數獲證企業是通過聘請咨詢機構來指導實施貫標工作的,一個優秀的咨詢機構不僅能幫助企業順利地通過第三方認證,而且對企業提升自身管理水平很有幫助。為了確保第三方認證的公正性,國家明令禁"咨詢、認證一條龍服務",一個機構不能同時充當咨詢師和審核員的角色。
   我們先來談談如何選擇咨詢機構。我國近幾年質量認證工作發展較快,同時也出現了不少令人擔憂的問題。其中咨詢市場不規范的問題就十分突出。如有些咨詢機構不擇手段承攬合同,盲目承諾100%一次通過認證,搞變相的咨詢認證一條龍服務。少數咨詢師不當"教練"當"運動員",親自披掛上陣編寫計劃或填寫紀錄表格。文件化體系的內容千篇一律。程序上則偷工減料,技術上缺乏深度。選擇這樣的咨詢機構對一個希望通過貫標改善自身管理、提高效益的企業來說,無疑是有百害而無一利。
   企業在選擇咨詢機構前應先了解咨詢機構與企業是怎樣的一種合作關系。咨詢機構與企業的合作關系就如家教服務。家長為了孩子能考上名牌大學聘請家教老師,那么能否考上名牌大學取決于兩方面因素:家教老師的水平和學生自己的能力、資質、學習態度。作為老師,他會制訂輔導計劃、講課、布置作業、批改作業、講解分析以及模擬測驗等;作為學生,他要認真聽課、練習、完成作業、訂正作業、消化吸收老師傳授的知識等。高考時學生去參加,而不是老師去。如果老師盡職、學生努力,就很有可能考上名牌大學。在這里,企業好比是學生,咨詢機構相當于老師的角色。咨詢師只提供培訓、指導和建議等服務,而不是越俎代庖,親自披掛上陣,貫標和認證的工作是企業自己的工作。
   選擇咨詢機構要注意以下三個問題:
   一、咨詢工作是一種商業行為,企業在選擇咨詢機構時,不應盲目追求低價位,而應通盤考慮質量價格比。一個正規的咨詢公司經營成本中很大一塊是對咨詢人員的培訓支出;由于聘請了高素質的咨詢師而不得不支付高額的報酬;并且還需考慮咨詢的質量和企業獲證后的一些其他服務。如果咨詢公司的報價很低,往往不能保證咨詢人員的素質,在咨詢過程中偷工減料,給企業在以后的體系運行中埋下隱患。  
   二、咨詢機構部不能提供認證服務。咨詢認證一條龍服務是國家明令禁止的。有許多企業由于不能正確認識咨詢和認證的提供咨詢認證一條龍服務,一般的咨詢合同都約定當企業獲證時和同終止。而對企業來說獲證只是企業貫標的一個前期的階段。咨詢機構提供的服務在時間上比較短暫,企業把對認證機構的期望強加給咨詢機構,要求咨詢機構做出超出其能力范圍的承諾(如保證通過初次認證、對審核組織的要求、認證費用等)是不可取的。企業的認證合同和認證費用都是同認證機構直接交涉的。咨詢機構可以向企業推薦認證機構,或對認證費用做出估價,但不能對咨詢、認證費用進行總承包。否則,咨詢機構很有可能既攢工錢又攢料錢,搞暗箱操作。
   三、適合企業的咨詢機構至少應具備以下基本要求:
   1.技術力量雄厚。有能力密切跟蹤標準的更新信息,對標準的理念與要求有相當的深度,并能夠緊密地結合企業實際。
   2.注重培訓,特別是質量意識的培訓。體系的有效性不僅取決于體系的完善程度,還取決于體系運行的實際承擔者的能力和意識。培訓工作不到位,是導致體系成為一張皮的主要原因。一個對企業負責的咨詢機構在撤出企業之后,企業已具備確保體系有效運行的人力資源。
   3.派出的咨詢師不僅有廣泛的知識面,而且有相當的專業能力,與企業接觸后能很快掌握企業質量管理的重點和難點。
   4.尊重企業員工及其意見,尊重企業的傳統文化。在體系的建立和試運行階段不脫離實際,實事求是,追求實效。不故弄玄虛,不弄虛作假,不偷工減料。維護企業利益。
   企業在選擇咨詢機構時一定要慎重,選定的咨詢機構應能滿足企業的要求,必要時要貨比三家。
   首先,企業可要求參選的咨詢機構提供資質證明(如工商營業執照,質量技術監督部門備案證明等)和業績報告。
   其次,為了驗證參選咨詢機構的信譽和能力,可從咨詢機構的客戶名單中選擇一部分作為訪問對象,對咨詢機構進行側面了解。此外,在咨詢合同簽訂之前,企業可要求咨詢機構先做以下幾個預備工作:
   1、對企業的管理現狀作出書面評價。通過對評價意見的對比,可以初步了解參選咨詢機構在管理知識水平和實際應用能力上的差異。
   2、給企業的骨干成員上一堂貫標培訓課(或專題講座),借此可分析參選咨詢機構對標準的把握和培訓的能力。
   3、提交規范的合同文本。收費是否合理,權利義務關系是否明確。對比不同的合同文本,可以了解參選咨詢機構在自身管理水平、服務特色、服務承諾等方面的差異。
最后,通過以上幾個方面的對比和觀察,企業從參選的對象中選擇出較為滿意的咨詢機構作為合作伙伴。
   選擇認證機構的方式和側重點有所不同。企業在體系運行一段時間后可以向認證機構提出認證申請。我國的認證機構均需要通過國家的批準和認可,并接受有關部門的監督。相對于咨詢機構,認證機構要規范和權威。但認證機構之間也存在著差異,這種差異不僅表現在行業特點上,還表現在品牌、信譽、服務水平、市場占有率等方面的競爭也很激烈。截止到2000年年底,經CNACR認可的認證機構(含分支機構)就有60家。那么怎樣選擇合適的認證機構呢?可以從以下幾個方面考慮:
   1、認證機構經批準或認可的業務范圍。企業當前的認證需求認證機構必須有資質滿足(可向認證機構索取相關文件證明),這是基本條件。除此之外,企業要考慮將來的需要,比如說企業現在正在貫徹ISO9000標準,那么今后隨著企業的發展是否會導入ISO14000環境管理體系、OHS-AS18000職業安全衛生管理體系等其他管理體系呢?如有這種可能,則應該選擇具備多項認證資質的認證機構。
   2、認證機構的服務質量。認證機構是一種中介服務機構,提供的服務水平由于管理水平、歷史、經濟實力等因素不同而有較大的差異。一般地說,品牌好、知名度大的認證機構比較注重自身形象和服務質量。
   3、由于各認證機構大多數按國家規定的收費標準收取認證費用。因而除極個別認證機構(其中一部分是未經認可的)會惡性降價競爭外,大多數認證機構的報價相差無幾。既然收費相近,企業就應選擇信譽好、知名度大、規模業績最好的認證機構。
   4、最好不要把選擇認證機構的權力交給咨詢機構。就象前面所說的,咨詢機構一般在企業獲證后即撤出,而企業獲證只是認證工作的開始。獲證后企業每年都要接受認證機構的監督審核或復評。所以說企業最好自主選擇適合于自身的認證機構。
   5、綜合地考慮認證費用。除了收費報價外,企業還應考慮審核組的食宿、差旅費(基本上所有的認證機構都規定這些費用由企業承擔)以及獲證后日常的聯絡工作的便利情況。
   總之,如何選擇咨詢、認證機構是企業自主決策的問題,貨比三家,準備充分,總能得到滿意的結果。
發布時間:2007-9-7
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